Utworzenie systemu obiegu dokumentów

///

Utworzenie systemu obiegu dokumentów

W najbliższym czasie nastąpi wysłanie zapytania ofertowego dotyczącego zakupu oprogramowania obiegu dokumentów w ramach elementu składowego „Utworzenie systemu obiegu dokumentów” realizowanego projektu
„WDROŻENIE NOWEJ JAKOŚCI NAUCZANIA I WYMIANY WIEDZY W WSZIB POPRZEZ ROZBUDOWĘ INNOWACYJNEJ INFRASTRUKTURY DLA STUDENTÓW I KADRY NAUKOWEJ” dofinansowanego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
Jesteśmy w końcowym etapie uzgadniania naszych wymagań co do oczekiwanych funkcjonalności systemu.
Na złożenie ofert będzie czas 1 tygodnia od momentu wysłania oficjalnego zapytania.
Z modułów dotychczas rozpoznanych, które umieszczę w zapytaniu ofertowym, mogę wymienić:
 
  • obieg (bez integracji z programem typu F/K) faktur, faktur połączonych z dokumentami OT/LT (przyjęcie środka i likwidacja środka trwałego),
  • delegacje,
  • urlopy: wnioski urlopowe z kalendarzem pracownika udostępnianym innym osobom, z możliwością integracji tego kalendarza z oprogramowaniem typu PIM (np. MS Outlook);
  • karta obiegowa studenta (moduł współpracujący z naszym systemem intranetowym, preferowana zasada wymiany danych przez web service’y),
  • rewersy wypożyczanego sprzętu,
  • umowy z podmiotami zewnętrznymi z ewentualnymi załącznikami,
  • rezerwacje sal dydaktycznych (konieczna integracja z naszym systemem intranetowym, tak jak poprzednio metoda wymiany danych to Web service’y) z wyszukiwaniem wspólnego terminu dla osób, wymienionych w rezerwacji grup studenckich i przy spełnieniu wymogów określonych przez wykładowcę (liczebność Sali, wyposażenie itp.)
W razie gdybyście Państwo zauważyli na tym etapie pojawiające się u Was pytania proszę o ich podesłanie. Pomoże to szybciej zakończyć proces przygotowywania oferty oraz ich złożenia przez Państwa.
Podczas prezentacji uzgodniono możliwość:
Naklejania na dokumenty kodów kreskowych i w ten sposób automatycznie kierowanie pism do odpowiednich osób, OCR’owania faktur z rozpoznaniem niektórych zapisów (np. kwot, wystawców, terminów płatności).

Zapytanie ofertowe

Wyższa Szkoła Zarządzania i Bankowości z siedzibą w Krakowie zaprasza do złożenia ofert na wdrożenie systemu obiegu dokumentów realizowanego w ramach elementu składowego „Utworzenie systemu obiegu dokumentów” realizowanego projektu „WDROŻENIE NOWEJ JAKOŚCI NAUCZANIA I WYMIANY WIEDZY W WSZIB POPRZEZ ROZBUDOWĘ INNOWACYJNEJ INFRASTRUKTURY DLA STUDENTÓW I KADRY NAUKOWEJ” dofinansowanego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
Docelowa grupy użytkowników ilościowo prezentuje się następująco:
• do 100 pracowników administracji,
• do 500 wykładowców.
Obie grupy różnią się sposobem dostępu do systemu: grupa pierwsza loguje się do stanowisk w domenie AD i pracuje na systemach (Windows®), z których bezpośrednio może wgrywać pliki do systemu poprzez aplikacje Windows® Explorer, MS Word®, MS Excel®, MS PowerPoint® itp. (jeśli przewiduje on taką funkcjonalność) oraz ma dostęp przez przeglądarkę internetową. Grupa druga ogranicza się do dostępu do systemu przez przeglądarkę (konta przechowywane w Open LDAP) i nie dotyczą jej wszystkie moduły (tylko: urlopy, delegacje, rewersy oraz rezerwacje sal).
Oferta powinna być modułowa i uwzględniać następujące przypadki użycia/moduły systemu:
-) obieg faktur(bez integracji z programem typu F/K)
istnieją co najmniej 3 rodzaje faktur, a w związku z tym 3 różne drogi przejścia faktur.
Szacunkowo pojedynczy obieg faktur będzie składał się z kilku do kilkunastu elementów takich jak:
przyjęcie do wiadomości, potwierdzenie odbioru, akceptacja, przekazanie dalej, uzupełnienie metadanych, opisanie faktury, wysłanie powiadomień (e-mail), skojarzenie z innymi dokumentami (LT, OT), wskanowanie treści, opcjonalnie interakcja z obecnymi systemami intrantetowymi (wywołanie web service’u, wprowadzenie danych do relacyjnej bazy danych itp.), opcjonalnie integracja z programem pocztowy MS Outlook, możliwość wprowadzenia dokumentu do systemu obiegu z załącznika do listu e-mail.
Przejścia pomiędzy elementami mogą odbywać się sekwencyjnie lub równolegle w zależności od modelu obiegu doprecyzowanego w trakcie realizacji projektu.
Ostatnia osoba w obiegu ma zatwierdzony dokument i drukuje z systemu naklejkę – dla danego przebiegu, przy czym przebieg może mieć przyporządkowaną co najmniej jedną postać naklejki;
-) urlopy:
wnioski urlopowe (wystawiane przez pracownika, zatwierdzane przez jego przełożonego trafiające do osoby z kwestury i/lub do wskazanych jeszcze innych osób) z kalendarzem pracownika udostępnianym innym (uprawnionym) osobom, z możliwością integracji tego kalendarza z oprogramowaniem typu PIM (np. MS Outlook);
-) delegacje:
z wpisem do kalendarza pracownika;
-) karta obiegowa studenta:
(moduł współpracujący z naszym systemem intranetowym, preferowana zasada wymiany danych przez web service’y): zakończenie pisania pracy skutkuje wystawieniem informacji z systemu SAKE nadającym automatycznie bieg sprawie: generuje się karta obiegowa, która przejściem równoległym kierowana jest do zatwierdzenia/podpisania przez 4 osoby. Po jej zatwierdzeniu/podpisaniu przez nie informacja o tym wystawiana jest do systemu (SAKE lub SUSZI). Moduł powinien być powiązany (jeśli zostanie zaoferowany ten następny moduł; jeśli nie będzie moduł rewersów nie będzie podlegał ofercie ta funkcjonalność nie musi być zachowana) z następnym w ten sposób, że jeżeli student z kartą obiegową figuruje na liście, rewersów wypożyczonych bez informacji o tym, że zwrócił, karta obiegowa czeka na akceptację osoby. Jeśli student nie figuruje na liście rewersów podejmowana powinna być akcja zgodna z wyborem osoby odpowiedzialnej za złożenie podpisu na obiegówce;
-) rewersy wypożyczanego sprzętu:
moduł na wprowadzanie pożyczonego sprzętu przez użytkowników, powinien zawierać pola identyfikujące osoby, które wprowadzają dokument pożyczenia sprzętu (rewers) oraz osobę, która pożycza (w przypadku studenta numer albumu) i oczywiście co jest pożyczane, data wypożyczenia, data oczekiwanego zwrotu, data faktycznego zwrotu; inne uwagi – to dodatkowe informacje w tzw. meta danych. Do tego dokumentu może być dołączony dokument dotyczący zwrotu pożyczonej rzeczy;
-) umowy z podmiotami zewnętrznymi z ewentualnymi załącznikami:
to rodzaj zwykłego dokumentu, który może być kierowany do akceptacji lub w celach informacyjnych do różnych osób (ścieżka przejścia równoległa i szeregowa zarazem).
To rodzaj dokumentu, którego ścieżkę definiuje się w trakcie jego przesyłania: inicjator kieruje do dowolnej osoby w systemie, która z kolei może skierować do dowolnej osoby w systemie;
-) rezerwacje sal dydaktycznych:
(konieczna integracja z naszymi systemami intranetowymi, tak jak poprzednio metoda wymiany danych to Web service’y): system obiegu dokumentów pobiera dane o harmonogramach sal i osób z SUSZI, następnie na podstawie tych danych oraz podania grup studenckich, których dotyczy rezerwacja, liczebności sal, wyposażenia sali wyszukuje wspólnego terminu dla osób biorących udział w tej rezerwacji. Po znalezieniu terminu proponuje go. Po zatwierdzeniu terminu przez rezerwującego system informuje o tym operatora, który decyduje o zatwierdzeniu rezerwacji lub sam dokonuje modyfikacji. Po zatwierdzeniu tej informacji informacja powinna być zwrócona do systemu SUSZI (w postaci uzgodnionej aby pół-autmatycznie wprowadzić tę informację przez import do rozkładu znajdującego się w systemie SUSZI). Dane, które podaje wykładowca to (minimum): grupy, których dotyczy rezerwacja, nazwa przedmiotu (wybierana z listy) lub dowolna nazwa spoza listy; dzień; godziny od do.
Proszę traktować ten spis modułowo i zaoferować ceny w obszarach, które jesteście Państwo w stanie pokryć oferowanymi przez Was rozwiązaniami. Wyboru oferty dokonamy na podstawie ceny łącznej po wybraniu modułów do realizacji. Ilość i rodzaj modułów w systemie docelowym zostanie ustalona w drodze analizy ofert. Moduł wypożyczania sprzętu
W razie pytań proszę o ich podesłanie poprzez e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres tomwoj@wszib.edu.pl.
Pytania od poszczególnych oferentów i odpowiedzi na te pytania będą rozsyłane do pozostałych poprzez e-mail bez potwierdzenia odbioru.
Dodatkowo podczas prezentacji stwierdzono, że możliwym jest identyfikowanie dokumentów wprowadzanych do systemu (np. przez skaner) poprzez naklejenie na dokumencie naklejki z kodami kreskowymi i na tej podstawie automatycznie kierowanie pism do odpowiednich osób, OCR’owania faktur z rozpoznaniem niektórych zapisów (np. kwot, wystawców, terminów płatności). W przypadku rozpoznawania danych podanych wyżej powinna być możliwość ich wykorzystania do analiz.
Należy założyć, że przyjęte obiegi dokumentów będą musiały ulegać zmianom w zależności od pojawiających się z czasem potrzeb. Oferta powinna zawierać również opis sposobu dodania nowej lub zmiany istniejącej ścieżki przejścia dokumentu. Proszę o określenie w ofercie na ile jest możliwe dokonywania zmian we własnym zakresie (WSZiB) oraz jak cenowo i czasowo będzie wyglądać stosowny support (aktualizacje) z Państwa strony.
Ponadto, od systemu wymagana jest możliwość monitorowania obiegów, przeglądania historii, przeglądania zestawień ilościowych. Elementami nierozerwalnymi projektu jest dokumentacja systemu, wdrożenie z przeszkoleniem personelu. Czas realizacji projektu to okres 6 miesięcy od daty podpisania umowy.
Szczegóły implementacyjne zostaną określone na etapie negocjacji ostatecznej umowy.
Proszę o podesłanie ofert i zapytań e-mailem (do piątku 17.12.2010r. włącznie) oraz złożenie oferty w naszej siedzibie przy al. Kijowskiej 14, piętro 4, pok. 417 lub 415, w godz. 8:00 – 16:00 do piątku 17.12.2010r. włącznie.

 
Wpłynęły trzy oferty dotyczące „Utworzenia systemu obiegu dokumentów” oraz jedna dotycząca tylko dostawy licencji firmy Microsoft wymaganych do realizacji wybranej oferty.
Oferenta wybrano i do realizacji wybrane zostały wszystkie moduły.
Dziękujemy za złożenie ofert.

Zainteresowała Cię nasza oferta?

Nie czekaj wybierz WSZiB i już dziś zadbaj o swoją przyszłość

Zapisz się

lub sprawdź dział rekrutacji